Factures d’un dossier CAE : détail, paiements et rapprochement

Commencez par définir ce que chaque pièce commerciale est censée établir. Un devis peut décrire le périmètre prévu, une commande peut autoriser la fourniture, un bon de livraison peut attester le lieu de réception, une facture peut justifier une transaction et un relevé bancaire, son règlement. Aucun de ces documents ne prouve à lui seul que l'équipement a été installé ou que l'action est éligible. Lisez d'abord la fiche ou la méthodologie applicable, puis construisez un tableau de rapprochement dont les colonnes reprennent les quantités techniques, les dates, les parties prenantes et les lieux requis.

Saisissez les factures ligne par ligne plutôt que de vous limiter au total de chaque document. Relevez l'identité fiscale de l'émetteur et du client, les références de la facture et de ses éventuelles rectifications, la date d'émission, la référence du site, la désignation de l'article, le code du fabricant, la quantité, l'unité, le montant net, les remises, la taxe et le montant brut. Ajoutez à chaque ligne les identifiants de livraison, d'actif et de calcul. Lorsqu'une désignation est générique, associez-lui une spécification ou un bon de livraison établi à l'époque des faits, au lieu de réécrire la facture. Conservez le PDF source et consignez toute extraction structurée comme une copie de travail dérivée.

Rapprochez les quantités commerciales de la mise en œuvre effective. Pour chaque modèle ou lot de travaux facturé, identifiez le lieu de livraison, les identifiants des actifs installés, les numéros de série le cas échéant, les références photographiques, la date de mise en service et la quantité retenue dans le calcul des économies. Expliquez les écarts normaux, tels que les pièces de rechange, les quantités minimales de commande ou les installations partielles. La quantité rapprochée n'est pas nécessairement la quantité achetée. Les articles conservés en stock, retournés, installés hors périmètre ou imputables à des travaux non énergétiques doivent rester visibles, mais être exclus de la quantité étayée par les preuves et utilisée dans le calcul.

Ne rapprochez les paiements que dans la mesure requise pour le dossier. Reliez chaque virement, paiement par carte ou déblocage de financement aux références, dates et montants des factures, sans considérer que le règlement prouve l'achèvement technique. Traitez les acomptes, échéances, retenues et virements groupés dans un tableau d'affectation dont le total concorde avec les justificatifs bancaires. Limitez les données bancaires aux champs pertinents et masquez les opérations sans rapport avec le dossier. Le participant autorisé du système CAE doit pouvoir suivre la chaîne sans recevoir de données financières ou personnelles inutiles.

Considérez les avoirs et les factures rectificatives comme des modifications de la chaîne documentaire, et non comme des formalités administratives périphériques. Reliez chaque avoir à la ligne d'origine, indiquez si la quantité, le modèle, le prix, la taxe ou le client ont changé, puis mettez à jour le rapprochement et le calcul si nécessaire. Un article de remplacement nécessite une preuve de livraison et d'installation du modèle définitif. Pour les documents annulés ou réédités, conservez les deux versions et expliquez leur statut. Vérifiez l'arithmétique des montants nets, des taxes, des avoirs et des paiements afin que le rapprochement soit équilibré sans masquer les soldes résiduels.

Les factures couvrant plusieurs sites ou plusieurs natures de travaux exigent une clé d'affectation explicite. Appuyez-vous sur les lignes de facture, les bons de livraison, les ordres de travail, les quantités mesurées ou une autre pièce établie à l'époque des faits pour distinguer les actifs éligibles de ceux qui relèvent d'autres sites ou de prestations de maintenance, de génie civil ou de modernisation sans rapport avec l'action. N'affectez pas un montant global sur la seule base du pourcentage d'économies. Les contrats de location ou de services énergétiques et la facturation entre parties liées peuvent nécessiter des pièces supplémentaires pour préciser la détention des équipements, les obligations de paiement et le lien entre les parties commerciales et l'action réalisée.

Recherchez les contradictions dans la chronologie et les données de référence. Comparez les dates de facture à celles de livraison, d'installation et de mise en service ; les dénominations légales aux accords ; les adresses aux identifiants des sites ; et les modèles et quantités facturés aux photographies et à l'inventaire. Examinez les numéros de facture en double, les lignes répétées, les montants ronds inexpliqués et les paiements antérieurs à l'obligation correspondante. Corrigez le tableau de travail par une mise à jour tracée, jamais en modifiant les pièces sources. Désignez un responsable pour chaque écart non résolu et précisez clairement son incidence éventuelle sur le périmètre ou le calcul.

Terminez par trois totaux que les personnes chargées de l'examen peuvent reproduire : le montant facturé, le montant ajusté après déduction des avoirs et le montant retenu dans le périmètre technique étayé. Fournissez un index des pièces, un rapprochement des lignes, une répartition des paiements le cas échéant, un journal des exceptions et des liens vers les preuves matérielles. Demandez à une deuxième personne de contrôler un échantillon de lignes dans les deux sens, de la facture à l'actif installé et de l'actif à la facture. L'exhaustivité des pièces commerciales n'établit ni l'éligibilité ni l'émission du CAE ; la fiche ou la méthodologie applicable et la procédure en vigueur déterminent les pièces et conditions à retenir.